Cara utama AI meningkatkan manajemen siklus hidup kontrak (CLM)

Ditinjau oleh Dan Schaeffer, Sr. Editor Hukum Spesialis, Thomson Reuters

Lompat ke ↓
Apa yang dimaksud dengan proses manajemen siklus hidup kontrak (CLM)?

---

Manfaat menggunakan AI untuk manajemen kontrak

---

Pertimbangan utama sebelum menerapkan AI di CLM

---

Memahami nilai dari berbagai solusi AI

---

Masa depan AI di CLM

Kontrak sangat penting dalam transaksi di setiap sektor, namun pengelolaannya sering kali rumit. Secara tradisional, manajemen kontrak berarti memilah-milah korespondensi dan menemukan bahasa utama dalam dokumen yang tersebar. Proses ini seringkali rentan terhadap kesalahan manusia dan tidak efisien.

Pengenalan AI untuk manajemen kontrak menciptakan perubahan paradigma. Manajemen siklus hidup kontrak (CLM) yang didukung oleh AI dapat mengotomatiskan beberapa tugas untuk menciptakan alur kerja kontrak yang lebih baik. CLM memberi tim hukum kemampuan untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk penyusunan manual, sementara tim bisnis dapat memperoleh manfaat dari memperbarui, menegosiasikan ulang, dan melaksanakan kontrak dengan cepat.

Blog ini akan memberikan gambaran mendasar tentang bagaimana AI meningkatkan setiap tahap proses CLM.

Apa yang dimaksud dengan proses manajemen siklus hidup kontrak (CLM)?

CLM adalah pendekatan terorganisir untuk mengelola kontrak dari awal hingga akhir. Berikut ini ikhtisar lima tahapan proses ini dan potensi risiko yang terkait dengannya:

Inisiasi kontrak

Umumnya, permulaan kontrak dimulai ketika dua pihak sepakat untuk menjalin hubungan satu sama lain. Prosesnya dimulai dengan salah satu pihak memberikan draf awal. Sebagian besar perusahaan memiliki templat atau formulir standar yang mereka gunakan untuk jenis perjanjian tertentu, namun sekadar menyalin templat lama atau perjanjian sebelumnya dapat menyebabkan kesalahan. Perusahaan harus meluangkan lebih banyak waktu untuk meninjau dan mengadaptasi templat tersebut ke dalam situasi tertentu dibandingkan berfokus pada tugas-tugas tingkat yang lebih tinggi.

Negosiasi kontrak

Komunikasi — Biasanya, para pihak akan saling bertukar markup dan draft yang digaris ulang yang mencerminkan diskusi telepon atau tatap muka. Menggunakan email untuk menyampaikan draf bolak-balik dapat mengakibatkan kebingungan mengenai persyaratan kesepakatan terkini. Negosiasi yang berkepanjangan dapat memakan biaya dan mengurangi efisiensi.

Tinjauan — Tanpa cara untuk memberi sinyal bahwa suatu kontrak siap untuk ditinjau, kontrak tersebut dapat disimpan di kotak masuk selama berhari-hari. Tanpa sistem yang terkoordinasi, departemen keuangan, hukum, dan perusahaan mungkin mengalami kesulitan untuk mencapai pemahaman yang sama dengan cepat.

Persetujuan — Jika tidak ada persetujuan alur kerja, tahap ini dapat mengalami penundaan. Persetujuan yang tidak sah atau dilewati dapat membatalkan kontrak.

Eksekusi kontrak

Tanpa adanya proses untuk mendapatkan tanda tangan resmi, hilangnya jejak salinan yang ditandatangani dapat menjadi masalah bagi kedua belah pihak. Tanda tangan yang hilang atau tidak valid juga dapat memperlambat transaksi.

Pemantauan kontrak

Manajemen kontrak — Manajemen kontrak manual dapat mempersulit penentuan apakah para pihak mematuhi persyaratan kontrak. Kewajiban yang terlewatkan dapat menimbulkan perselisihan dalam memenuhi syarat-syarat kontrak.

Pembaruan — Jika kontrak mencakup perpanjangan otomatis, yang berlaku kecuali salah satu pihak memberikan pemberitahuan tidak adanya perpanjangan, maka pihak yang melewatkan tanggal pemberitahuan tersebut dapat terjebak dalam kesepakatan yang tidak diinginkan untuk satu tahun lagi atau lebih lama atau dicegah untuk menegosiasikan persyaratan yang lebih baik.

Jika kontrak mengharuskan salah satu atau kedua belah pihak untuk memulai pembaruan pada tanggal tertentu sebelum habis masa berlakunya, maka salah satu pihak yang menginginkan perjanjian tersebut berlanjut dengan persyaratan saat ini dan melewatkan tanggal pemberitahuan pembaruan, menyebabkan perebutan kontrak, mungkin dengan persyaratan yang kurang menguntungkan.

Penutupan kontrak

Kegagalan untuk mengatasi klausul penghentian dapat memicu hukuman. Tanpa sistem yang melacak kontrak-kontrak yang diakhiri, akan sulit mengatur transisi yang lancar dan melakukan audit serta pemeriksaan mayat secara akurat.

5 cara AI meningkatkan manajemen siklus hidup kontrak

Penggunaan alat AI dapat membantu mengubah dokumen kontrak statis menjadi intelijen yang dapat ditindaklanjuti. Bisnis tidak hanya mendapatkan manfaat dari keuntungan operasional, namun kontrak ini juga dapat menjadi alat yang kaya akan data untuk membantu pengambilan keputusan.

Berikut lima cara spesifik untuk mengintegrasikan AI ke dalam proses CLM:

Pemrosesan kontrak lebih cepat

AI dapat mengotomatiskan pertanyaan kontrak dan mengirimkannya ke pemangku kepentingan yang tepat. AI dapat meninjau dan meringkas pertukaran email untuk mengekstrak persyaratan kesepakatan yang diusulkan dan ditolak, membantu menghasilkan draf awal, dan meringkas draf yang diterima serta membandingkannya dengan templat “standar terbaik”. Hal ini memperpendek seluruh siklus negosiasi kontrak.

Manajemen risiko yang ditingkatkan

AI untuk manajemen kontrak dapat membantu mengidentifikasi istilah-istilah yang hilang dan mendeteksi bahasa yang tidak patuh serta mengkategorikannya berdasarkan kepentingannya. Proses ini memungkinkan para pihak untuk mengambil akuntabilitas atas perubahan batas dan memfokuskan tinjauan mereka pada klausul penting.

Kepatuhan dan tata kelola

AI dapat membandingkan versi yang berbeda dan memeriksa kepatuhan terhadap standar dan kebijakan internal serta peraturan eksternal. Jenis analisis ini dapat mengurangi kesenjangan dalam pengawasan manusia dan memperkuat kepatuhan terhadap peraturan.

Kecerdasan kontrak yang dapat ditindaklanjuti

AI dapat menganalisis data dari kontrak perusahaan dan membantu memantau kinerja dengan mengekstraksi tanggal dan kewajiban penting, sehingga meningkatkan pengawasan secara real-time. Metadata dan tren adalah metrik utama yang dapat digunakan firma hukum untuk membentuk cara mereka menjalankan bisnis.

Keunggulan kompetitif yang strategis

Dengan menggunakan AI, firma hukum dapat meningkatkan kemampuan mereka untuk menegosiasikan persyaratan yang lebih baik, menegakkan standar secara konsisten, dan meningkatkan keunggulan kompetitif mereka.

Pertimbangan utama sebelum menerapkan AI di CLM

Berikut beberapa pedoman yang perlu dipertimbangkan sebelum menggunakan AI untuk manajemen kontrak:

Sentuhan manusia — Organisasi dapat menggunakan AI dalam proses CLM namun harus melakukannya hanya dengan pengawasan manusia. Pengacara merupakan bagian integral dalam persetujuan klausul akhir, strategi negosiasi, dan interpretasi kepatuhan.

Alat khusus — Kunci penggunaan AI adalah memastikan AI dilatih mengenai data hukum yang sesuai dan sistem yang ada dapat berkomunikasi satu sama lain menggunakan alat otomatisasi. Penting juga untuk memastikan bahwa alat AI yang Anda gunakan sesuai untuk tugas yang ingin Anda gunakan.

Akuntabilitas — Jika Anda menggunakan AI, pastikan Anda memahami dan dapat menjelaskan keluaran AI serta menunjukkan keadilan dalam penilaian risiko. Pilih sistem yang memungkinkan Anda mengidentifikasi atau menentukan bagaimana AI mencapai solusi tertentu.

Keamanan — Enkripsi, kontrol akses berbasis peran, dan sertifikasi kepatuhan sangat penting dalam memenuhi norma industri dan melindungi informasi klien.

Memahami nilai dari berbagai solusi AI

Untuk mengukur manfaat cara kerja alat AI bagi Anda, ajukan pertanyaan berikut:

1. Bagaimana alat AI Anda meningkatkan efisiensi proses CLM?
2. Apakah AI mengenali klausul atau istilah berisiko yang mungkin terlewatkan oleh manusia?
3. Apakah penghematan operasional dan penghindaran risiko melebihi biaya perizinan, implementasi, dan pelatihan?
4. Apakah alat tersebut memberikan wawasan tentang kinerja di luar otomatisasi?
5. Apakah AI mampu mengelola alur kerja, mengekstrak klausul, dan menandai risiko?

Untuk meminimalkan hype – dan potensi kesalahpahaman – perusahaan Anda dan pihak lain yang berbisnis dengan Anda harus memahami keluaran AI dan mampu menjelaskannya. Mendefinisikan apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan AI adalah kunci untuk menetapkan parameter penggunaannya.

Masa depan AI di CLM

AI dapat membantu menjadikan proses CLM lebih efisien, meningkatkan kepatuhan, dan meningkatkan profitabilitas. Namun, mengadopsi AI tanpa pengawasan manusia yang memadai dan efektif adalah sebuah kesalahan. Masukan manusia dan tinjauan terhadap keluaran selalu penting dalam proses negosiasi dan kepatuhan.

Ambil langkah pertama dalam mengeksplorasi bagaimana AI dapat bekerja dalam proses CLM Anda. Gunakan alat AI untuk menyusun dan meninjau kontrak Anda berikutnya dan melihat berapa banyak waktu yang dapat Anda hemat.

FAQ