Tata kelola firma hukum dengan HighQ dan Syncly

Anda adalah firma hukum yang menjalankan ratusan kolaborasi klien aktif dan situs terkait masalah di HighQ. Ketika sebuah pertanyaan sederhana muncul sebelum audit peraturan, “Apakah kita mematuhi kebijakan akses data?”, tidak ada yang bisa menjawab dengan percaya diri.

Segalanya sudah selesai, tetapi situs tetap aktif. Pengguna eksternal masih memiliki akses, dan dokumen yang diatur oleh kebijakan penyimpanan yang ketat berada di luar Sistem Manajemen Dokumen (DMS) perusahaan. Ketika tim risiko dan kepatuhan meminta bukti, dan klien memerlukannya sebagai syarat keterlibatan, jawabannya sama: “Saya kira begitu, tapi saya tidak bisa membuktikannya.” Pada saat ini, risiko tidak lagi bersifat teoritis.

Ini bukanlah persoalan baru bagi organisasi hukum. Ini adalah salah satu industri yang telah hidup selama bertahun-tahun. Stewart Rasmussen telah melihatnya secara langsung selama 16 tahun karirnya di bidang teknologi hukum sebelum menciptakan Syncly.

Lompat ke ↓

HighQ mendukung ratusan ribu situs, lebih dari satu juta pengguna setiap tahunnya, dan aliran dokumen baru yang terus menerus. Masing-masing menambahkan keputusan akses, retensi, atau siklus hidup baru, sehingga memberikan tekanan yang semakin besar pada terbatasnya jumlah administrator yang bertanggung jawab untuk menjaga semuanya tetap teratur.

Sebagian besar perusahaan masih mengelola tata kelola melalui tinjauan berkala, mengumpulkan laporan-laporan yang tersebar, mengidentifikasi masalah, dan menugaskan tugas pembersihan manual. Seiring berjalannya waktu, model tersebut tidak berfungsi karena siklus peninjauan tidak dapat mengimbanginya, sehingga organisasi dihadapkan pada tingkat risiko yang semakin tidak dapat diterima.

Dalam satu kasus, sebuah firma hukum global menemukan ribuan akun eksternal di mana penggunanya tidak login selama lebih dari setahun. Akun-akun tersebut mewakili risiko yang dapat diakumulasikan secara diam-diam oleh organisasi, tanpa peringatan atau pemicu apa pun.

HighQ menyediakan lingkungan kolaborasi untuk pekerjaan hukum, sementara Syncly memungkinkan tata kelola melalui integrasi dan otomatisasi. Bersama-sama, di HighQ Integration and Governance Hub, mereka mendukung pengawasan berkelanjutan terhadap pengguna, situs, dan data.

Didirikan oleh mantan eksekutif HighQ, Syncly berjalan jauh di dalam platform. Perusahaan dapat beralih dari tinjauan point-in-time dan menerapkan tata kelola secara langsung dalam alur kerja yang ada.

Tanpa integrasi, tim bergantung pada pengunduhan dan pengunggahan manual antar sistem seperti iManage dan HighQ, sehingga menimbulkan penundaan, duplikasi, dan kerusakan integritas data. Inefisiensi ini dapat mengganggu lacak balak, menciptakan kesenjangan audit, dan meningkatkan risiko kepatuhan.

Pindahkan data dalam skala besar dengan kontrol dan keamanan

Syncly memungkinkan pergerakan data berskala besar yang aman dan sinkronisasi dua arah di seluruh sistem, termasuk:

• iManage, SharePoint dan NetDocuments untuk pengelolaan dokumen dan pekerjaan materi
• OneDrive, Google Drive, Dropbox, dan Box untuk penyimpanan dan kolaborasi
• DocuSign, Litify, Smokeball, Teams, dan banyak lagi platform manajemen kontrak dan materi berbasis cloud

Keamanan tetap berada di bawah kendali perusahaan. Dibangun pada platform bersertifikasi Sistem dan Kontrol Organisasi (SOC) 2 Tipe 2, Syncly tidak menyimpan konten dokumen atau kredensial pengguna. Sistem ini mengelola akses melalui penyedia identitas organisasi yang sudah ada, sehingga memungkinkan perusahaan memperluas tata kelola tanpa risiko tambahan.

Otomatiskan akses pengguna dan tindak lanjuti risiko secara real-time

Organisasi dapat mengidentifikasi akun yang tidak aktif dan mengantrinya untuk dinonaktifkan berdasarkan kriteria yang ditentukan. Jendela tinjauan internal memungkinkan administrator memvalidasi perubahan sebelum diselesaikan.

Tim menggunakan pelaporan dan otomatisasi untuk menangani risiko yang muncul. Dalam praktiknya, mereka dapat:

• Identifikasi situs yang tidak aktif sebelum menimbulkan risiko
• Pantau peringatan aktivitas yang terkait dengan ambang batas
• Arsipkan situs, kelola akses, dan pindahkan data melalui alur kerja terjadwal
• Kurangi upaya manual dengan tetap menjaga konsistensi
• Lacak tindakan melalui jalur audit yang mendukung transparansi dan kepatuhan

Otomatisasi berbasis kebijakan memperkuat kontrol di tingkat pengguna. Banyak perusahaan mengelola ribuan pengguna eksternal tanpa kejelasan apakah akses masih diperlukan, terkadang di puluhan ribu akun. Aturan yang konsisten menjaga akses tetap selaras dengan kewajiban privasi dan keamanan seluruh perusahaan, serta ketentuan penggunaan yang disesuaikan di seluruh area praktik tertentu.

Memperkuat tata kelola untuk kesiapan AI

Tim hukum yang mengandalkan AI untuk pekerjaan sehari-hari memerlukan data yang dapat mereka percayai seiring pertumbuhan perusahaan mereka. Lebih dari 80% profesional hukum telah menggunakan GenAI untuk penelitian hukum, sehingga meningkatkan pentingnya informasi terkini dan akurat. Tanpa pengawasan yang konsisten, hasil-hasil tersebut menjadi lebih sulit untuk dipertahankan.

Perusahaan dapat mengurangi overhead manual, memelihara data yang lebih bersih di seluruh hal yang aktif, dan memberikan hasil yang lebih andal saat menggunakan AI. Hal ini menghasilkan waktu respons yang lebih cepat, kepercayaan klien yang lebih kuat, dan operasi yang lebih efisien seiring dengan meningkatnya kompleksitas.

Lihat bagaimana HighQ Integration and Governance Hub, yang didukung oleh Syncly, membantu Anda mengendalikan pengguna, situs, dan data dengan kecepatan dan keyakinan lebih tinggi.

Pusat Integrasi dan Tata Kelola HighQ

Temukan bagaimana HighQ dan Syncly mengubah permainan tata kelola bagi perusahaan

Pelajari lebih lanjut ↗